Taloyhtiökokousten järjestäminen etänä on yleistynyt roimasti viime aikoina. Etäyhteyksillä kokoukseen osallistuminen on näppärää, jos kokous on suunniteltu huolella, mutta etäyhteydet asettavat kokouksille myös uusia haasteita. Yksi näistä haasteista on kokouksissa äänestäminen, joka ei etäyhteyksiä käyttäen ole aivan ongelmatonta.
Suljettu äänestys sähköisesti
Taloyhtiön kokouksissa äänestäminen on yleensä perinteisesti järjestetty suljettuna lippuäänestyksenä, jolloin jokainen osakas on voinut äänestää anonyymisti. Osakkaat myös todennäköisesti kokevat tämän äänestystavan miellyttävimmäksi, sillä suljetussa äänestyksessä on helpompi äänestää myös yleistä mielipidettä vastaan. Taloyhtiöiden kokouksia järjestetään etäyhteyksin videopuheluina, joka välineenä mahdollistaa vain avoimen suullisen äänestyksen.
Vaikka suljettu äänestys ei onnistu videopuhelujen välityksellä, se voidaan mahdollistaa myös etäosallistujille muita järjestelmiä käyttäen. Esimerkiksi sähköisen allekirjoituksen SignSpace-palvelu mahdollistaa sekä avoimen että suljetun äänestyksen pitämisen näppärästi verkossa.
Luotettava ja helppokäyttöinen sähköinen äänestyspalvelu
SignSpace-palvelun äänestysominaisuus on helppokäyttöinen ja luotettava tapa äänestää päätettävistä asioista etäyhteyksillä. Äänestysominaisuuden käyttämiseen tarvitsee vain SignSpace-lisenssin, jotka on hinnoiteltu edullisesti. Äänet ja tiedostoliitteet allekirjoitetaan SignSpace-palvelussa sähköisesti, joten äänestäneet osakkaat voidaan tunnistaa luotettavasti.
Palvelussa äänestyspyyntöön voi lisätä tiedot ja tiedostot, joihin osallistujien on tutustuttava ennen äänestämistä, esimerkiksi tiivistelmä kokouksessa päätettävästä asiasta ja sen tärkeistä huomionarvoisista yksityiskohdista.
Äänestyksen voi järjestää yhtiökokouksen aikana ja äänestystilannetta voi seurata reaaliaikaisesti. Äänestys on helposti muokattavissa palvelussa, joten voit esimerkiksi määritellä äänestäjät, jotka äänestävät toisen henkilön edustajana tai jotka voivat käyttää enemmän kuin yhden äänen.
Kun kaikki osakkaat ovat äänestäneet, äänten laskenta palvelussa käy näppärästi. Äänestyksen tulokset voi myös ladata Excel-tiedostoon, jonka avulla äänestyksen tulosten jakelu osakkaille ja tuloksen jatkokäsittely käy helposti.
Helpota taloyhtiön paperirumbaa
SignSpace on kotimainen sähköinen allekirjoituspalvelu, jonka avulla taloyhtiössä voidaan hoitaa äänestyksien lisäksi esimerkiksi erilaisten sopimusten ja pöytäkirjojen allekirjoittaminen ja arkistointi tai vaikkapa taloyhtiön talkoiden tehtävienjako.
Sopimuksia ja muita papereita käsitellään taloyhtiöissä edelleen paljon perinteiseen tapaan, vaikka se voisi sujua huomattavasti helpommin sähköisen allekirjoituspalvelun avulla. Sähköisessä palvelussa dokumentit myös arkistoituvat automaattisesti, joten pölyiset mappiarkistot joutavat viimein historiaan.
Taloyhtiössä voidaan allekirjoittaa sähköisesti vaikkapa:
- taloyhtiön hallituksen pöytäkirjat
- tilinpäätökset
- isännöitsijätodistukset
- huoltosopimukset ja
- urakkasopimukset.
Kiinnostuitko sähköisestä allekirjoituksesta ja etä-äänestyksistä? Voit kokeilla SignSpace-palvelua 4 viikkoa maksutta ilman sitoumuksia.
SignSpace on Vastuu Groupin kehittämä ja Platform of Trustin tarjoama palvelu.
